Управление проектом является сложным делом и совершать ошибки, которые могут поставить под угрозу ход всей деятельности очень просто.
В этой статье мы расскажем о наиболее распространенных ошибках проектирования и стратегиях, которые можно применить, чтобы избежать их.
Одним из самых деликатных этапов с этой точки зрения является проектирование. Ошибки, допущенные на этом этапе, по сути, являются наиболее серьезными и могут негативно повлиять на достижение всего проекта.
Ошибки управления общим доступом сгруппированы в 5 категориях
- ошибки планирования;
- ошибки в управлении приоритетами;
- коммуникационные ошибки;
- ошибки ответственности;
- организационные ошибки.
Планирование проекта обычно состоит из двух основных этапов. Обе эти фазы могут столкнуться с различными критическими проблемами.
Проектный анализ – этапы и зависимости
Когда начинаете анализировать новое мероприятие и собираетесь его запланировать, необходимо помнить об этих 3 распространенных ошибках, которые могут поставить под угрозу успех Вашего бизнеса.
Проблема: Масштаб проекта слишком широк. Даже если цель проекта ясна, даже подробно описана в спецификациях и согласована с клиентом, сосредоточиться только на конечной цели, особенно если срок завершения является долгосрочным, может привести к серьезным последствиям. Управление крупными проектами очень сложное, вовлеченные переменные многочисленны, и сосредоточенность на конечной цели может заставить вас недооценивать многие небольшие непредвиденные обстоятельства, которые приводят к неконтролируемому росту проекта.
Решение: Лучший способ избежать широкого охвата – провести мозговой штурм с вашей командой, пока не сможете наметить небольшие цели, с которыми легко справиться. Этот мозговой штурм также очень полезен для разделения проекта на этапы. Подэтапы не обязательно должны полностью совпадать с подцелями, они будут служить руководством, краткосрочными фундаментальными шагами, на которых нужно сосредоточиться, чтобы держать все под контролем.
Проблема в том, что часто мы замечаем, что что-то не так, когда уже слишком поздно и больше ничего нельзя сделать, чтобы ограничить ущерб.
Микроуправление
Как только цели будут определены как в долгосрочной перспективе, так и, что еще лучше, в среднесрочной и краткосрочной перспективе, необходимо будет поэтапно разбить проект на этапы с помощью того, что было определено выше.
Проблема: Независимо от того, какой инструмент используется для управления проектной диаграммой, не нужно быть слишком амбициозным. Обратите внимание и не впадайте в обратную ошибку пункта 1: разбить свой проект на слишком много мероприятий, сопровождение которых может стать чрезвычайно обременительным.
Решение: Когда остановиться? Фаза, особенно если корневой проект длится более 6 месяцев, должна длиться не менее недели. В целом это не так и зависит от каждого конкретного случая, но в большинстве случаев применяется хорошо. Под этим значением (действия, которые длятся всего несколько часов) можно управлять задачами с помощью списков дел, контрольных списков, более гибких, чем диаграмма Ганта. Использование таких инструментов поможет Вашей команде работать лучше, не нуждаясь в Вашей постоянной помощи, что сделает их более вовлеченными в работу.
Проект не использует стандартную методологию управления
Проблема: Для планирования и управления деятельностью важно использовать инструмент, который поможет в этой работе. Если не используете программное обеспечение или, в более общем плане, методику планирования, вероятность того, что проект станет хаотичным, возрастает в геометрической прогрессии. Различные проекты, управляемые разными людьми, могут быть организованы диаметрально противоположными способами и могут также использовать совершенно разные термины, которые могут дезориентировать ваши ресурсы.
Решение: Положитесь на методологию, несмотря ни на что, при условии, что ее разделяет Ваша команда. Первоначально это может быть трудно, но со временем, сделав его вашим и изменив его для лучшего соответствия Вашим потребностям, он поможе сохранить единство команды в рамках одного метода и одной терминологии. Использование программного обеспечения, включающего эту методологию, правильное управление фазами, зависимости и графики, позволит значительно сократить задержки и недопонимания. Производим анализ сроков и усилий. После создания диаграммы и фазовых зависимостей необходимо оценить усилия и спланировать их во времени:
Слишком амбициозные планы
Проблема: Распространенной ошибкой в планировании является слишком амбициозное решение точно по истечении ожидаемого срока проведения мероприятий. Когда сталкиваетесь с несколькими фазами, важно оценить некоторую погрешность, которая спасает проект от многочисленных корректировок. Опора на знания Вашей команды очень важна, потому что они имеют детальное представление обо всех видах деятельности и возможных рисках.
Решение: Учитесь у своей команды и оценивайте вместе с ней риски на каждом этапе, чтобы дать реалистичную оценку. Опирайтесь на них не только на свой опыт.
Невыполнение плана из-за давления со стороны заказчика
Проблема: Может случиться так, что не сможете спланировать проект только из-за давления со стороны заказчика, у которого часто много запросов, сокращенные бюджеты и совсем нет времени. Одна из наиболее распространенных ошибок заключается в том, чтобы дать клиенту ощущение, что некоторые действия легко осуществить, а может быть, и бесплатно, ошибки, допущенные для приобретения проекта по приемлемой цене.
Решение: Даже если вы хотите предложить удобную цену, поговорить о проекте, за что это можно без скидки во времени, это поможет вам избежать недоразумений с вашим клиентом. Оценивая проект, как по трудозатратам, так и по затратам, делайте это, не задумываясь о согласованной дате завершения и бюджете. После того, как реалистичная оценка будет завершена, сравните ее с тем, что ожидает клиент, и попытайтесь согласовать обе версии. Таким образом, вы сразу поймете, находится ли проект под риском потери или задержки, без неприятных сюрпризов при его разработке. Правильная оценка реальности и ожиданий позволяет избежать разочарований в команде и коммуникационных проблем.
Заключение
Менеджеры проекта, знают, что список ошибок, которые можно сделать, гораздо длиннее, но без сомнения эти 5 вопросов не только очень распространены, но и являются 5 самыми рискованными для достижения цели.
Мы твердо убеждены, что использование программного обеспечения для управления проектами, поможет облегчить всю работу, избегая многих возможных ошибок в планировании проекта.
